La administración se aplica en toda empresa sin importar el giro de ésta, además se administra en todos los niveles organizacionales y ésta debe estar al pendiente de la eficiencia y efectividad de los procesos y recursos. Para llevar a cabo una administración es necesario hacer tres procesos: planeación, organización y dirección/control.
Planeación puede tener varios significados, entre ellos podemos encontrar los siguientes:
§ Es la función que tiene por objetivo fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo y números necesarios para su realización.
§ "Hacer que ocurran cosas que de otro modo no habrían ocurrido". Esto equivale a trazar los planes para fijar dentro de ellos nuestra futura acción.
§ Determinar racionalmente de adónde queremos ir y cómo llegar allá.
El objetivo de un área de sistemas el de prestar servicios a diferentes áreas de una organización ya sea dentro de la misma empresa, o bien fuera de ella, tales como: producción, control de operaciones, captura de datos, programación, dibujo, biblioteca, etc.
En un área de informática es necesario tener una planeación estratégica, pero además de ella es necesario planear todos los recursos, tanto económicos como el recurso humano. Otro tipo de planeación es la planeación operativa, es decir ¿Cómo va a funcionar el departamento?, ¿Que software será necesario?, ¿Que Hardware se requerirá?, ¿Que servicios va a prestar?, etc. Y por último la planeación de las Instalaciones Físicas. ¿En donde estará ubicado en departamento de informática?, ¿Cuantas secciones será necesario construir?, ¿en donde se colocará el centro de carga?, ¿En donde serán ubicados los servidores o las computadoras?, ¿Que condiciones de ventilación serán necesarias?, etc.
En un área de informática es necesario tener una planeación estratégica, pero además de ella es necesario planear todos los recursos, tanto económicos como el recurso humano. Otro tipo de planeación es la planeación operativa, es decir ¿Cómo va a funcionar el departamento?, ¿Que software será necesario?, ¿Que Hardware se requerirá?, ¿Que servicios va a prestar?, etc. Y por último la planeación de las Instalaciones Físicas. ¿En donde estará ubicado en departamento de informática?, ¿Cuantas secciones será necesario construir?, ¿en donde se colocará el centro de carga?, ¿En donde serán ubicados los servidores o las computadoras?, ¿Que condiciones de ventilación serán necesarias?, etc.
Dirección.- Conjunto de actividades que dan conducción, orientación y rumbo al Servicio Informático.
Planeamiento Informático.- Consiste en la fijación de objetivos y el desarrollo de los planes necesarios para alcanzarlos. Así mismo comprende el obtener y combinar de la forma más adecuada los recursos humanos y materiales necesarios para la ejecución de las actividades, con el fin lograr objetivos a nivel Estratégico. Táctico y Operacional.
Desarrollo.- Está compuesto por las siguientes actividades:
§ Análisis: Es el proceso mediante el cual se estudian e interpretan los hechos del sistema actual con el fin de encontrar los requerimientos y especificaciones funcionales del sistema a desarrollar.
§ El Diseño: Es el proceso de definir, reemplazar o completar un sistema organizacional existente con uno computacional, en dichos procesos se detallan un conjunto de especificaciones físicas que constituirán el punto de partida en la construcción del nuevo sistema informático.
§ La Programación y mantenimiento de los aplicativos, Sistemas de Información y Bases de Datos, o construcción de productos dirigidos al usuario.
Producción.- Es el manejo de los equipos y la tecnología utilizada por el servicio informático, con la finalidad de realizar actividades de procesamiento automático de datos y operación de sistemas de información.
Apoyo y Asesoramiento a Usuarios.- Constituido por actividades de apoyo al usuario, en la elección y uso de la tecnología informática más óptima para la solución de sus problemas.
Capacitación.- Es el conjunto de actividades de diseminación del conocimiento (seminarios, charlas, conferencias, etc.) sobre el uso de la tecnología informática, orientada a los usuarios del servicio.
Evaluación.- Entendida como el seguimiento continuo acerca de los progresos o resultados de las actividades realizadas.
En los últimos años se ha visto un cambio radical en el entorno y en especial en la forma de hacer negocio. Cada vez se hace más importante que las empresas estén preparadas para cualquier cambio, éstas se deben adaptar a ellos lo antes posible y no se podrá lograrlo si no se planea correctamente.
Cuando se define la estrategia del negocio también se elige en qué entorno se trabajará, y que se toma en cuenta la competencia actual y potencial.
Una visión estratégica permite que las empresas definan sus estrategias pero no siempre ha sido así.
A principios de los 50 las empresas se conformaban con planear el presupuesto anual, se tenia un control anual, el entorno era muy estable y no tenias que prepararte para ningún imprevisto. Tiempo después se empezó a planear a largo plazo, se empezaron a analizar los factores del entorno y se hacían previsiones para varios años.
En los 70 se inicia la planeación estratégica. En este tiempo ya se analizan los factores internos y externos que pueden afectar a la empresa, la competencia, se asignan recursos y se evalúan las diferentes estrategias.
A partir de los ochenta se ve una necesidad de controlar y dirigir las estrategias formuladas en años anteriores, se busca una ventaja competitiva, se requiere de una planeación flexible y creativa y se prepara para lo imprevisto.
Debido a la evolución las funciones del área de informática han cambiado, en este tiempo además de las funciones tradicionales han surgido funciones adicionales. Estas funciones se han dado debido tanto al cambio en el entorno como a que el departamento de sistemas tiene ahora una mayor importancia, su nivel en la organización ha subido, y ahora se le ve como una forma de crear ventaja competitiva.
La tecnología es ahora la mejor forma para competir y dada la globalización, es necesario tener la mejor tecnología para hacerlo. Esta evolución tanto del nivel como de la importancia dada al departamento de sistemas permite que el CIO ayude a plantear la estrategia del negocio, formando así parte de ella. Dentro de los principales cambios ha sido éste, el poder participar, como departamento, en la definición de la estrategia del negocio.
Dentro de las nuevas funciones del área de informática y que en general realiza el CIO se encuentran:
- Apoyar en el desarrollo de la visión de la empresa, para desarrollar la visión de
- Hacer que TI sea vista como un recurso para competir.
- Promover aplicaciones que generen ventaja competitiva.
- Coordinar el uso de TI para que todos los departamentos estén alineados hacia la misma meta.
- Desarrollo de plataforma, refiriéndose a plataforma todo el hardware y software necesario.
- Desarrollo de su staff, delegando funciones, dando más empowerment.
- Monitoreo del ambiente para ver qué esta haciendo la competencia y qué nuevas tecnologías están por salir que puedan apoyar a la misión de la empresa.
- Desarrollar, implantar, analizar y mantener la estructura funcional, lógica y física de los sistemas informáticos.
- Definir necesidades del nuevo equipo e identificar problemas en cualquiera de las fases del ciclo de vida de las aplicaciones informáticas de su competencia.
- Proponer y formar herramientas de análisis, diseño, programación y explotación.
- Estudiar y elaborar peticiones de información por parte de los usuarios.
- Definir y colaborar en la formación y apoyo a los usuarios.
- Analizar, proponer e implantar soluciones en materia de seguridad informática.
- Proponer al responsable del área/servicio o unidad mejoras en la gestión de materias de su competencia, de carácter operativo o estratégico, que se alineen con los objetivos generales de su dependencia y con la misión de la empresa.
- Supervisar el desarrollo de estándares.
Tomando en cuenta las funciones es importante tener una forma de evaluar si las funciones se están realizando efectiva y eficientemente.
Si un departamento es evaluado como un centro de costos, se le asigna el presupuesto estándar y a él se deben de ajustar. De tal manera que el departamento se orienta a cuidar sus costos para no excederse de ese presupuesto y obtener un buen desempeño en el cumplimiento de la meta de minimización de costos.
Si un departamento es evaluado como un centro de utilidad, la meta será el maximizar el diferencial que existe entre sus costos y el ingreso que genera. En este caso, se asume que los clientes del departamento son otras áreas funcionales de la misma empresa, mismas que se les asigna un cargo por concepto de los servicios que obtienen del departamento evaluado. Al departamento que es un centro de utilidad se le mide el desempeño por el nivel de utilidad que genera. En este caso, la meta es generar utilidad y no ajustarse al presupuesto ni minimizar los costos incurridos por el departamento.
Esta forma es muy justa siempre y cuando el departamento tome las decisiones de inversión en su área, pues de lo contrario no es una forma idónea de evaluación.
Se corre el riesgo de que se realicen inversiones no necesarias.
Un departamento considerado como centro de servicio es aquel que se mide por la calidad en el servicio que ofrece a otros departamentos, comparado con otras empresas independientes (outsourcing) que ofrecen los mismos servicios.
Se puede caer en el problema de incurrir en una gran cantidad de gastos para cumplir con la meta de ofrecer un servicio de clase mundial al ser comparado con otros proveedores del mismo.
La función de sistemas en una organización es considerada una función de servicio para otros departamentos funcionales. El servicio que ofrece es variado: asesoría, desarrollo de tecnología, capacitación. Ese servicio utiliza recursos costosos, pero que deben ser vistos más como una inversión a largo plazo. Por tanto, el criterio para evaluar la función de sistemas debe de ser una combinación de todos los expuestos:
- Centro de costos para asegurar que éstos se estén cuidando.
- Centro de utilidad para que cada usuario tome responsabilidad de lo que pide.
- Centro de inversión para no frenar iniciativas de sistemas por falta de la tecnología adecuada.
- Centro de servicio para que éste sea comparable con los de los proveedores externos.
Una forma adicional de evaluar el departamento de informática es como centro de gastos discrecional: este modelo es aplicado a unidades organizaciones que prestan sus servicios a otras áreas de la empresa. Normalmente este tipo de unidades reciben un presupuesto. Este modelo tiene su dificultad en que se tiende a aumentar el presupuesto sin grandes posibilidades de controlar realmente su eficiencia. Una forma de controlar el presupuesto es a través de precios de transferencia.
Los precios de transferencia son el mecanismo diseñado para proporcionar alguna forma de control centralizado de las divisiones o unidades organizacionales sin privarlos de una responsabilidad, y surgen de la necesidad de fijar un precio a las transacciones internas que se producen en el seno de una empresa. Precio de sesión interna fijado para un producto o servicio entre dos áreas de la organización. Este precio es fijado tanto por la alta dirección como por los departamentos que ofrecen el producto o servicio, tomando en cuenta factores como el costo que se requiere para darlo, el tiempo que se requiere para hacerlo y darlo, la distancia física, responsabilidad, entre otros.
Debido a la naturaleza del departamento de informática la mejor forma de evaluar el departamento de sistemas es como centro de servicio, utilizando encuestas, número de servicios dados, entre otros y utilizando precios de transferencia entre las unidades organizacionales para poder tener un mejor control de los recursos.
Otros factores que se pueden tomar para evaluar el desempeño del departamento de informática son:
- Logro de las metas con respecto al cliente.
- Disponibilidad de la cantidad de servicios (cantidad de servicios).
- La satisfacción del cliente (demás unidades organizacionales).
- Monitoreo y auditoria del proceso (del servicio).
- Control del gasto y el control del presupuesto de TI.
- Crecimiento del ingreso a través de inversiones y utilización de TI.
- Porcentaje de proyectos exitosos.
No importa la forma en que se evalúe siempre que exista la manera de medir el desempeño de nuestro departamento de informática.
http://www.utp.ac.pa/centroin/ccomputo.html
http://dgep.posgrado.unam.mx/~depfe/compinfo.htm
http://www.uam.mx/infraestructura/documentos/
http://www.microsoft.com/spain/permission/copyrgt/whatis.htm
http://www.monografias.com/trabajos/evoadmin/evoadmin.shtml
http://www.monografias.com/trabajos7/ceproc/ceproc.shtml
Planeación y Organización de Empresas / Guillermo Gómez Ceja / McGrawHill.
Administración de la función informática / Ricardo Hernández Jiménez / Trillas.
Administración de centros de cómputo / Ricardo Hernández Jiménez / Trillas.
La dirección estratégica de la empresa/ José E. Navas, Luis A. Guerras / Civitas
Sobre el Tutor
- Andrés Felipe Gutiérrez Mendoza
- Ingeniero de Sistemas especializado en Ingeniería de Software con capacidad de proponer, modelar, adaptar, diseñar, construir, evaluar, auditar y mantener soluciones informáticas.
